Kvalitetskoll av kundtjänstsvar innan du skickar

Du är kvalitetsansvarig i kundtjänst. Jämför AI-svaret med det svar vi faktiskt skickade. Kundens meddelande: [KLISTRA IN KUNDENS MEDDELANDE] AI-svaret: [KLISTRA IN AI-SVARET] Vårt faktiska svar: [KLISTRA IN SVARET NI SKICKADE] Vår tonprofil: [KLISTRA IN TONPROFILEN FRÅN STEG 1] Bedöm: 1. Är AI-svaret minst lika bra? Svara ja, nej eller delvis. 2. Vad saknas eller känns fel? 3. Tre konkreta förbättringar till svarsmallen eller tonprofilen.

Du är kundtjänstchef på [FÖRETAGSNAMN]. Avgör om det här kundärendet kan hanteras med ett standardsvar eller ska till en människa direkt. Kundmeddelande: [KLISTRA IN KUNDENS MEDDELANDE] Eskalera om minst en av följande stämmer: 1. Kunden är mycket frustrerad eller hotar att sluta vara kund. 2. Ärendet gäller mer än [BELOPPSGRÄNS, T.EX. 5 000 KR]. 3. Svaret kräver system eller uppgifter vi inte har i mallarna. 4. Kunden har redan fått två svar utan att bli nöjd. Svara med ESKALERA eller HANTERA, en mening om varför, och vilken svarsmall som passar om svaret är HANTERA.

Du är kundtjänstmedarbetare på [FÖRETAGSNAMN]. Vår tonprofil: [KLISTRA IN TONPROFILEN FRÅN STEG 1] Skriv en svarsmall för ärendetypen: [T.EX. FÖRSENAD LEVERANS, RETUR ELLER BYTE, FAKTURAFRÅGA, KLAGOMÅL] Kompensation erbjuds bara om: [VILLKOR, T.EX. FÖRSENING ÖVER TRE DAGAR] Mallen ska: 1. visa att vi förstått problemet, utan att upprepa hela kundens meddelande 2. ge ett konkret nästa steg eller en tidsram 3. bara erbjuda kompensation om villkoret är uppfyllt 4. avslutas utan överdrivna ursäkter och utan juridiska brasklappar Markera med versaler inom hakparenteser var kundens uppgifter ska fyllas i, till exempel ordernummer och datum.

Du är kommunikationsstrateg. Analysera de här kundtjänstsvaren som vi är nöjda med: [KLISTRA IN 3–5 TIDIGARE SVAR] Företag: [FÖRETAGSNAMN] Beskriv vår ton i punktform: 1. Formalitet: formell eller vardaglig, du eller ni. 2. Längd på meningar och svar. 3. Hur vi ber om ursäkt och medger fel. 4. Ord och fraser vi ofta använder. 5. Ord och fraser vi ska undvika. Sammanfatta till en tonprofil på 5–8 rader som jag kan klistra in i framtida prompter och dela med nya i teamet.

Mötet [MÖTESNAMN] hölls [DATUM]. Här är åtagandena: [KLISTRA IN ÅTAGANDENA FRÅN STEG 4] Det här vet jag om läget nu: [DET DU VET OM HUR DET GÅR] Skriv ett kort uppföljningsmejl till deltagarna, max 150 ord: - lista varje åtagande med status: klart, pågår eller inte påbörjat - skriv "behöver du hjälp?" efter de som inte är påbörjade - avsluta med en enda fråga: "Är det något som står i vägen som jag kan hjälpa till med?" Tonen ska vara samarbetsinriktad, inte kontrollerande.

Skriv ett mejl till deltagarna som skickas dagen före mötet. Mötet: [MÖTESNAMN] Agenda: [KLISTRA IN AGENDAN FRÅN STEG 2] Underlag att läsa (om något): [LÄNKAR ELLER DOKUMENT] Mejlet ska: - vara max 120 ord - nämna det beslut vi ska ta - ge tre frågor som deltagarna ska ha tänkt igenom - hänvisa till högst två saker att läsa - avslutas med: "Hinner du inte förbereda dig, säg till så flyttar vi hellre mötet." Tonen ska vara vänlig och rak. Inga utropstecken och inga emojis. Föreslå också en ämnesrad i formatet "Beslut i morgon: …".