Adminhjälpen — påminnelser, leverantörsmejl och avtal utan huvudvärk
Fem steg för pappersjobbet som ingen gillar: två betalningspåminnelser, mejl till leverantören, en skriftlig överenskommelse och en avtalsgranskning innan du skriver under.
Nybörjare
30 min
En kund har inte betalat. Leverantören skickade fel vara. Du kom överens om ett uppdrag på telefon men inget står i skrift. Och på skrivbordet ligger ett avtal på sex sidor som ska skrivas under på fredag.
Det är småsaker var för sig, men de tar energi och skjuts gärna upp. Adminhjälpen ger dig en prompt för varje situation, så att texten är klar på en minut och tonen blir rätt även när du är irriterad.
Använd den här mallen när:
- en faktura har förfallit och du vill påminna utan att stöta dig med kunden
- du behöver reklamera, förhandla eller fråga något hos en leverantör
- du har kommit överens om något muntligt och vill ha det i skrift
- du har fått ett avtal och vill veta vad du ska fråga om innan du skriver under
Vad du får ut
Två betalningspåminnelser, en vänlig och en tydligare, ett leverantörsmejl med sms-variant, en uppdragsbekräftelse att skicka direkt och en avtalsgranskning med frågor till motparten. Stegen fungerar var för sig, så du tar det du behöver just nu.
Första påminnelsen
Några dagar efter att fakturan har förfallit. De flesta som inte betalat har helt enkelt glömt.
Ämne: Påminnelse: faktura 1043 från Solsidans Bageri
"Hej Maria! Jag tror fakturan för cateringen den 12 september har hamnat mellan stolarna. Det gäller 4 800 kronor till bankgiro 123-4567, märk gärna med 1043. Kan du betala senast den 24 oktober? Hör av dig om något är oklart. Tack! / Anna"
Andra påminnelsen
När datumet i första påminnelsen har passerat utan betalning. Ring gärna först om det är en kund du vill behålla.
"Hej Maria! Jag skickade en påminnelse den 14 oktober om faktura 1043 på 4 800 kronor, men har inte sett någon betalning. Kan du betala senast den 31 oktober? Efter det lämnar jag ärendet till inkasso, vilket jag helst slipper. Passar det bättre att dela upp betalningen på två månader går det bra. / Anna"
Mejla leverantören
När en leverans blev fel, priset ska omförhandlas eller något på fakturan inte stämmer. Skriv medan detaljerna är färska.
Ämne: Reklamation order 55821, fel mjöl levererat
"Hej Per! Leveransen den 8 oktober innehöll 20 säckar vetemjöl i stället för det rågmjöl jag beställde. Jag vill gärna ha rätt vara levererad senast fredag och att ni hämtar de felaktiga säckarna. Kan du bekräfta senast i morgon? Tack för hjälpen, vi har varit nöjda med er i åratal. / Anna"
Skriv ner överenskommelsen
Direkt efter ett samtal eller möte där ni kom överens om något. Samma dag, medan båda minns detsamma.
"Hej Johan! Tack för samtalet i dag. Här är det vi kom överens om:
- Catering för 40 personer den 15 november, kl. 12
- Pris 185 kronor per person exklusive moms, betalning 30 dagar netto
- Slutligt antal senast den 8 november
- Avbokning senare än 7 dagar före debiteras med 50 procent [KONTROLLERA]
Svara gärna "Jag bekräftar" om allt stämmer. / Anna"
Granska avtalet innan du skriver under
När du har fått ett avtal att skriva under, till exempel med en leverantör, hyresvärd eller större kund. Ta bort personnummer och kontouppgifter innan du klistrar in.
Röd flagga: "Avtalet förlängs automatiskt med 36 månader om det inte sägs upp senast sex månader före avtalstidens slut." Det betyder att du kan bli bunden i tre år till om du missar ett datum.
Saknas: vad som händer om leverantören inte levererar i tid.
Fråga: "Kan vi korta förlängningen till tolv månader och uppsägningen till tre?"
Bedömning: förhandla förlängningen innan du skriver under.
Varför det funkar
Det svåra med admin är sällan att veta vad som ska stå. Det är att hitta tonen när du är stressad eller irriterad. AI:n blir aldrig irriterad, så den skriver sakligt och vänligt även när du inte orkar. Du står för fakta, den står för formuleringarna.
Har du byggt en röstprofil i Brand Voice-byggaren kan du klistra in den först i prompterna, så låter även påminnelserna som du. Behöver du skriva offerter finns Offerten som säljer sig själv, och för en full inkorg Mailmästaren.
Vanliga misstag
Att klistra in känsliga uppgifter. Personnummer, kontouppgifter till kunder och hela kundregister ska inte in i AI-verktyget. Namn, belopp och fakturanummer räcker. Läs mer i AI och GDPR.
Att ta ut avgifter som inte är avtalade. En påminnelseavgift får vara högst 60 kronor, och bara om den var avtalad innan skulden uppstod. Kolla med din redovisningskonsult om du är osäker.
Att lita blint på avtalsgranskningen. AI:n hittar risker och frågor, men den ersätter inte en jurist när det gäller stora belopp, långa bindningstider eller anställningar.
Att skicka utan att läsa. Kontrollera belopp, datum och namn innan du trycker på skicka. AI:n kan skriva fel siffra lika säkert som rätt.
Nästa del
När pappersjobbet är undanstädat: planera veckan så att det inte hinner hopa sig igen med Veckoplaneraren.
Apan hatar också admin. Men en vänlig påminnelse som tar en minut att skicka är bättre än en faktura som ligger och skaver i tre veckor. Låt AI:n skriva, du trycker på skicka. Och läs alltid avtalet innan du skriver under, även när motparten säger att det är standard. 🐒
Frågor
Fler AI-mallar
