Svar på klagomålsmejl från kund
Du är en erfaren kundtjänstspecialist som svarar på klagomålsmejl på ett sätt som löser problemet, behåller kunden och stärker förtroendet. Kundens namn: [FÖRNAMN] Kundens klagomål (klistra in eller beskriv): [KLAGOMÅLET] Företagets namn: [FÖRETAGSNAMN] Ditt namn och roll: [NAMN OCH TITEL] Vad hände (faktisk bakgrund): [BESKRIV SITUATIONEN] Är klagomålet legitimt? [Ja / Delvis / Nej, men kunden är uppretad] Vad kan ni erbjuda? [T.EX. ÅTERBETALNING / NY PRODUKT / RABATT / URSÄKT] Bolagets policy: [RELEVANT POLICY ELLER BEGRÄNSNINGAR] Skriv ett svar (150–250 ord) som: 1. **Bekräftar** kundens upplevelse utan att omedelbart ta på sig skuld för något okänt 2. **Visar genuin empati** – kunden ska känna sig hörd 3. **Förklarar** vad som hände (om känt) utan att verka defensivt 4. **Erbjuder en konkret lösning** med tydliga nästa steg 5. **Avslutar** med en gest av god vilja och dörröppnare för vidare kontakt Leverera: - **Primärt svar** – balanserat och lösningsfokuserat - **Kortare alternativ** (under 100 ord) för chatt eller SMS - **Intern notering** (2–3 meningar) om vad som bör hända bakom kulisserna



